2014年1月25日 星期六

細節裡的競爭力 (鄭和下西洋600週年) 
資料來源:商業周刊電子報
http://youtu.be/jfjEIAz2pe4
 

 細節裡的競爭力
 鄭和下西洋600週年 600年前,鄭和七下西洋,率領近3萬人,260艘船,展開橫跨亞、非兩洲的世紀航行,總航程相當繞地球三圈,比哥倫布領先近一世紀。這個史上最偉大的航行,紀錄至今無人能破。從鄭和,我們看到管理的高難度,來自細節的競爭力。
 文/鄭呈皇
 一四○五年九月底的一天,清晨五點。江蘇省的太倉劉家港,萬頭鑽動,人聲鼎沸,港口被煙火與彩燈照得宛若白晝。
 海面上,二百零八艘的大小船隻排成大雁型,蓄勢待發,他們依照功能分成寶船、馬船、糧船、坐船與戰船五種船型,分別負責指揮、運輸、補給、護航、作戰功能。這彷彿是個方圓十里長、會移動的海上城市。
 身穿白袍的鄭和首次出航,焚香祭拜媽祖後,就站在最大艘的寶船頂樓,接過明成祖的聖旨與印信後,鼓聲響起,這個大型船隊立刻往西洋出發。 鄭和下西洋之最-最大船型、最多帆船、單次最多人 六百年前,這個年僅三十五歲的中國明朝太監,就這麼率領著二萬七千人的超大型船隊,七下西洋,行經印度、中東,最遠到非洲東岸的肯亞,寫下航海史上最大船型、最多帆船、單次最多人的紀錄,至今無人能破。
 今年,是鄭和下西洋的六百週年,全球紀念活動逾百個。雖然相關史料被燒盡,《明史》中鄭和身世更只有寥寥三十字,但一股鄭和熱,讓全球學者用半世紀的時間,從雲南到東非,從造船廠到鄭和在各國立下的碑文中,考古還原鄭和下西洋的細節。十二月,台灣山河探險協會理事長徐海鵬甚至要募集一億五千萬元資金,建造古帆船重遊鄭和下西洋航線。
 聯電董事長曹興誠最佩服鄭和的管理領導能力,而聯電在大陸的友廠甚至命名為「和艦科技」,總部外觀仿鄭和寶船外型,公司內部大會議室裡,也掛上鄭和下西洋的巨型航海圖。
 鄭和,只是一個太監嗎?為何這名太監能展現出比管理三萬人的執行長,更卓越的領導力?他,如何把上萬名罪犯組訓成「世紀之最」的船隊?
 據《古今識鑒》記載,鄭和「身高九尺(超過一百九十公分高),眉目分明,耳白過面,齒如編貝……行如虎步,聲音洪亮。」他原姓馬,出身雲南的航海世家,祖父與父親都曾出海到回教聖地麥加朝聖,鄭和耳濡目染下深諳水性。
 然而因為戰亂被俘虜,十一歲時,鄭和進宮成了太監。但,他不只是普通的太監。他從少年時期便跟在朱棣(後來的明成祖)身邊,一起由狀元授課。飽讀詩書外,在複雜的宮廷生態裡,他也近身觀察到帝王的領導統御術。隨後,他陸續掌管皇宮的糧餉、建造等事務,甚至領軍作戰。明朝,太監的地位是崇高的,位階高者約等於現在的部會首長。在靖難之役,鄭和因為協助朱棣登基成功,被賜大姓鄭,並封為將軍。
 家世,加上皇宮歷練,奠下鄭和能成為偉大的海上領導者的基礎。儘管如此,攤在這位年輕「CEO」眼前的是前無古人的世紀創舉。領航沒有動力、沒有衛星定位系統的船隊,他要進行跨洋航行。換成今日,可以想見人類籌畫登陸月球的那一舉。
 縝密的造船工程-零配件都刻有號碼,以便日後追查 第一次航行前,鄭和籌畫三年,綿密計算所有風險中的細節。
 首先,在造船工程上,他投下三千名人力,以兩年的時間,根據環環相扣的細密流程,造出禁得起暴風雨考驗的二百六十艘船。其中,運載絲綢、瓷器等寶物,並擔任指揮任務的寶船共有六十艘。
 居中的鄭和寶船更長達一百二十五公尺、寬四十公尺,面積比國際標準足球場還大,體積之大至今無帆船可超越,是中國造船工藝的極致。當時,為了建造寶船,明成祖還下令,將全國各地上等木料全輸往長江下游以供使用,幾乎砍盡東南沿岸的山林。
 打造此船的基地在江蘇南京的龍江寶船廠,總面積六十多萬平方公尺,是當時亞洲最大的造船廠。廠裡共有三十六個閘道,相當於生產線上的三十六道流程,每一個閘道負責船體不同部分。
 當時,船廠的生產與庫存管理功夫令人嘆為觀止。首先,因應每種樹木的質地不同,造船民工們將楠木、松木、榆木與杉木等,分門別類排放在廠邊,以便於船體不同部位取用。
 其次,裡面的錨、船槳和其他配件,都會一一刻上號碼,主要就是為了讓每個零件是由誰生產,可供日後追查。例如,當時,在建造寶船鐵錨時,鄭和曾連續兩次換掉做好的鐵錨,就是因為發現品質不佳,按照號碼追查到製造者,才發現這些工匠素質並不合格,立刻撤換掉。否則,在上千種零件與一望無際的造船廠裡,要找到負責的人與製造的零件並不容易。
 他們甚至建立人員資料庫,每個人去領取工具前都要登記,嚴格把關,以免工具被偷走。「甚至可以因此算好需要備料多少?」長期研究鄭和的徐海鵬說,這是一套完整的後勤管理系統。
 在沒有電腦建檔流程的情況下,鄭和透過網絡的仔細切割,把每個流程、工匠、零件放在龍江廠這個超級大抽屜裡,每個事先規畫的小格子裡,井然有序。所以當有一個格子出問題,他可以立刻發現。這是六百年前最先進的作業管理系統。
 在寶船的製造流程分工上,共有三十二種工種,每一個人都有專門負責的工作,例如油漆、鑽孔、打鐵、造鑄等。
 為了不讓工人因太疲累而影響造船品質,還會規定其工時上限與輪班制度,而且在船隻建造完成後,還會有官員駕著小船,沿著船壁每艘船一一檢查,確定無誤後,才能交貨蓋章。
 獨特的航行隊形-採大雁形,船隻溝通也有標準流程 確保船隻的品質,只是技術的突破,人的管理才是更高難度的挑戰,尤其在海上要管理上萬人,難如登天。而且,鄭和船隊裡,罪犯比率占了八成以上。一群原本該在監獄的人,到了海上,為何能不逃跑、不鬧兵變?
 首先,在船隊的航行方式上,他們設計出一個大雁隊形,彷彿一支組織嚴密的海上軍隊。居中者為鄭和的主船隊,也就是寶船,負責發號施令。而在隊伍前後、左右則是機動性高的戰船,上面裝有攻擊用的武器、炮火。 另外,水船與糧船則穿插其中,負責隊伍的民生需要,每十天就會靠港補充淡水與物資。另外,對未知的航域,都會先派小船組成隊伍去前方探路。只要前方遇到攻擊,指揮船會下令變換隊形,整個雁形隊伍立刻掉頭,由後方的船隻領隊,機動性極高。
 而船隻之間的聯繫,白天用紅色的旗幟,晚上則掛燈籠,前營以兩盞平列,後營兩盞一高一低。如果遇到敵人,則寶船會高掛五盞燈。如遇下雨視線不佳,則以鼓與鑼代替,傳達出前進、後退、集合等命令。每一艘船都必須清楚這些旗號與燈號的標準流程,才能確保所有船隻在最短時間內收到命令,如神經傳達般無礙傳達。
 嚴密的分工組織-50種職業人員,連媽祖都有專職香公 此外,為了每次平均兩年的航行順利,船隊配有超過五十種的職業人員。例如,觀天象的陰陽師、教學的老師,甚至,連媽祖都有專職的香公,一天三次對著媽祖燒香。遇到颱風時,香公就會朗誦經文,祈求媽祖保佑,以安定民心。連隨行翻譯官若不幸在海上死亡的變數,都考慮進去,鄭和會根據造訪國家而挑選的翻譯官都是會說兩種語言以上者。此外,在醫生方面,平均一百五十位水手配一位醫生,還按咽喉、眼科、接骨等科別;為了讓人員適應海上枯燥生活,甚至還安排心理治療師隨行。此分工之精細,較之現在的大型遠洋艦隊,有過之而無不及。
 鄭和綿密的完美管理布局,甚至讓船隊安然度過天災與戰爭兩大危機。 首次出航,鄭和船隊南下經過馬祖島,船上的陰陽官(觀測天候)發覺東南天空有厚重黑雲形成颱風,直逼船艦。這時鄭和步出艙外,聽取報告後,大手一揮,船上掌舵、管纜線、架帆的水手立刻依照訓練定位,協力穩固繩索篷帆。
 同時,一旁的道士則快步進入天妃室(供奉媽祖的神壇)祈禱,耳邊的鼓聲與鑼聲響起,按照長短聲更換隊形。前營隊伍立刻更換方向,往閩江琅岐港駛進靠岸,頃刻完成部署。這個強烈颱風在海上肆虐兩天才消失,但鄭和僅損失五艘小船、八十名士兵,僅占所有人數的○‧三%。鄭和首次出航便能將損害管制控制到○‧三%,足見其分工訓練,這是滴水不漏的細節競爭力。
 另一次危機,發生在第三次出航。明朝永樂九年(一四一一年),鄭和船隊經過錫蘭山國(斯里蘭卡)時,該國國王覬覦鄭和船隊的財寶,表面上邀請鄭和與兩千名士兵到島上參觀,暗地卻派五萬餘人去襲擊鄭和船隊,並且伐木擋在海上,斷絕鄭和船隊。
 鄭和發現後,趕緊派出擅長作戰的指揮軍官拿著「印信」,帶著二十名勇士偷潛回船隊,當「鄭和分身」在海上指揮船艦與錫蘭山海軍對峙;另一方面,鄭和親自帶領士兵突圍出城,並俘虜了該國國王,獲得勝利。印信,除非有絕對信任,否則等於把軍權整個交給屬下的人,很可能被奪位,但鄭和卻敢在第一時間把印信給指揮軍官。這支「世紀之最」的海上船隊,在這次危機中展現突出的化解力。
 在產業廝殺激烈的微利時代,注重細節還不夠,注重細節中的細節才有競爭力。而競爭力的源頭,回溯六百年前鄭和出航那天,就有了解答。六百年後,重新看鄭和,他不只是一名太監,更是一位卓越的執行長。

召開會議的效率

召開會議的效率
http://youtu.be/uoP9aGtg4Yw


 退伍後應徵到公司任職總經理室特助,報到後發現公司每週召開一次主管會議,經常開到深夜。主管們抱怨連連,每一個都怪別的單位、部門不支持自己部門的提報,各單位、部門主管報告時都是以自己本位為主長篇大論的訴說一大堆,不外要求其他各單位、部門不支持自己部門的提報。爭吵抱怨此起彼落,每個主管輪流報告一輪下來,報告完後,不到深夜很難。
 總經理要我規畫一下如何召開有效率的會議,我以「責任」「成本」為主軸規畫,依據「年度計畫」(業務部)「年度預算」(財務部)「異常處理」(品保部)「電腦稽核」(稽核室)布局成不得不的環境,我常說:管理就是促使不得不的環境加以控制。戰鬥力就是運用身邊的資源發揮極致。
 下面是我的具體作法,關鍵控制如下:
一、     參加主管會議的主管都是以責任制計薪的,責任制的主管是不打卡的,換句話說是沒有加班費的。


二、     以勞基法計算工時,公司五點下班,規劃只給一個小時的時間開會,所以,會議在下午四點召開,要拖要拉隨各主管自己決定,反正公司付出開會的時間就是一個鐘頭,五點後下班了,主管們愛開多久就開多久,要浪費的是他們自己的時間,算在主管的私人時間,延遲下班回家,就讓主管家人抱怨迫使主管控制開會盡速開完會吧!每週一次,當然就是周末下班前一小時囉!公司支付的成本就是各主管的一個小時薪資,再加上電費的耗費。

三、     公司當然不準備晚餐囉,但是會準備咖啡(偷偷的說咖啡利尿,有飽足感)

四、     以上是外在環境的布局,那是不夠的,必定還要內在的效率砥礪各主管提升能力,促使效率產生。

五、     促使各主管達到公司要求效率的標準,所以要訂定會議效率的規格。要幫他們縮短開會時間做法如下:
() 不開沒有準備的會議:開會前一天應先準備會議報告資料,各提報單位於開會當天08:00前將資料以e-mail方式送交行政部,由行政部轉呈總經理事先核閱。 (行政部是主管全公司會議的單位)
() 會議議程:
1.  主席宣布開會:(簽到簿收回)
2.  上次決議事項及跟催:
先提報上次會議決議跟催執行情形,以作業憑證審核異常處理標準,只要ERP系統通過,異常作業憑證自然消失,電腦稽核無法列出異常表單隨即銷案。
行政部依據會議執行跟催之資料,列入績效評核之依據。
3.  稽核室提報電腦稽核ERP異常表單提報。
4.  各部門工作報告(依據年度計畫進度提出「異常報告」)
「異常報告」區分:
(1)本單位尚未處理異常憑證統計數。
(2)前工程執行異常憑證以「聯絡單」提出。
關鍵原則:不追原因,依憑證作業,原因留給專業處理。
尊重各職位都是專業,沒有能力解決自己專業職務的主管,其專業能力必有問題。
各職務各有權限,只要符合標準,後工程就確認通過,異常表單自然消失(後工程稽核前工程各依控制權限執行作業)
所有提報個案,必須先經過各相關部們會辦協調後方得提出三個執行方案,建議主席裁決。
主席決議任何一案都是經過會辦協調後可執行之方案。
錯對都是專業主管負責,否則要專業主管幹什麼。成敗只要看以後是否有相同的異常發生,即可判定該主管之工作績效與能力。故會議執行情形列入績效考核。
5.  臨時動議:只能提出列入會議提案未經決議之動議,計畫提案之外不得提出,否則會議開不完了,不開沒準備的會議。
6.  決議事項確認:(宣讀會議決議)
7.  主席指示:下週工作目標與重點(依年度計劃、預算審查進度為標準)
8.  散會
開主管會議的成本較高,主管的薪資高嘛,所以一定要有效率。
公司不開沒有準備的會議,行政部門為會議主辦單位,會議前準備如下:
1. 依據業務部主導的「年度計畫」進度執行跟催。
「年度計畫」是業務部做多少業績需要用多少經費。
2. 依據財務部主導的「年度預算」進度執行跟催。
「年度預算」是財務部要用多少經費可獲得多少業績。
前兩者其實是一體兩面的事情,雖是一體兩面:
但是兩個不同單位立場不同,跟催進度雙管齊下,促使各配合支援單位提報自已的專業能力與績效。
3. 稽核單位主導的電腦稽核ERP跟催。依據ERP的異常表單,提供責任單位改善依據。
4. 品保單位主導的異常處理跟催。區分:
(1)公司外部的「客訴單」。
(2)公司內部的「異常處理單」(已發生異常)
(3)「聯絡單」(未發生異常)
 



以上單位、部門乃是各職務責任稽核跟催主導單位,每周執行進度已稽核憑證說話,並統計提報。此乃開主管會議的先前準備工作,並提供會議資料給行政部門,做為跟催之依據。
會議記錄格式如下:


部門主管會前準備如下:
1. 依據上次決議事項及跟催執行情形提報。
2. 年度計畫進度提報。
3. 依據ERP電腦稽核之異常表單提報。
4. 依據聯絡單提報前工程之異常。
5. 提案會辦相關單位、部門後提報。